De bezoeker kan op voorhand uitgenodigd worden voor een vergadering. Hierdoor dient deze persoon niet meer manueel alle stappen te doorlopen op de iPad, die zich aan de receptie bevindt. Enkel de QR-code (bijgevoegd in de uitnodigingsmail) en een handtekening volstaat!
Een persoon uitnodigen voor een bezoek kan op 2 manieren:
- Via het dashboard op de webpagina
- Via de mobiele applicatie (te downloaden via de App Store/Google Play Store
Via het dashboard op de webpagina
- Ga naar envoy.com en log in.
- Klik vervolgens op het dashboard op het rode pijltje naast ‘visitors’ of klik aan de zijkant op ‘Visitors’.
- Klik op: ‘invites’, ‘new invite’ en vul de gevraagde gegevens in.
- De bezoeker zal vervolgens onderstaande mail met een QR-code ontvangen die gescand dient te worden op de iPad. Hierdoor zijn alle velden reeds ingevuld en dient de bezoeker enkel te handtekenen.
Via de mobiele applicatie
- Download de mobiele applicatie op je Android of IOS apparaat en registreer je voor de eerste keer.
- Op het beginscherm klik je onderaan op het kleine plusteken.
- Klik vervolgens op ‘add a visitor’ en vul de gevraagde gegevens in. Daarna kan de invite verzonden worden naar de bezoeker. Er verschijnt op het beginscherm een melding dat er een bezoeker wordt verwacht.
De verdere stappen i.v.m. het registreren van bezoekers kan u hieronder terugvinden:
Hoe registreer ik een bezoeker op moment van aankomst?
Hoe verloopt de registratie op moment van aankomst door de bezoeker? (Via de iPad aan de receptie)
Hoe verloopt het afmelden van een bezoeker?