Le visiteur peut être invité à l’avance à une réunion. Cette personne ne doit plus parcourir manuellement toutes les étapes sur l’iPad qui se trouve à la réception à cet effet. Le code QR (joint dans le mail d’invitation) et une signature suffisent !
Les étapes à parcourir sont expliquées aux rubriques suivantes :
Comment enregistrer un visiteur au moment de son arrivée?
Comment se déroule l’enregistrement (par le visiteur) via l’iPad ?
Comment se déroule la désinscription des visiteurs ?
Une personne peut être invitée pour une visite de 2 façons différentes :
- Via le tableau de bord sur la page web
- Via l’application mobile (à télécharger via l’App Store/Google Play Store)
Via le tableau de bord sur la page web
Allez sur envoy.com et connectez-vous.
Cliquez ensuite sur le tableau de bord sur la flèche rouge à côté de ‘visitors’ ou cliquez sur le côté sur ‘Visitors’.
Cliquez sur : ‘invites’, ‘new invite’ et complétez les données demandées.
Le visiteur recevra alors l’e-mail suivant avec un code QR qui doit être scanné sur l'iPad. Tous les champs sont ainsi déjà complétés et le visiteur n’a plus qu'à signer.
Via l’application mobile
Téléchargez l’application mobile sur votre Android ou appareil IOS et enregistrez-vous pour la première fois. Dans l'écran d’accueil, cliquez sur le petit signe plus en bas.
Cliquez ensuite sur ‘add a visitor’ et complétez les données demandées. Ensuite l’invitation peut être envoyée au visiteur. L’écran d’accueil affiche un message disant qu'un visiteur est attendu.